Digitalisasi Arsip, Sebuah Keharusan Pada Era Perkembangan Teknologi dan Komunikasi

Solok, (Info Publik Solok) – Bawaslu Kota Solok gelar Bimtek Pengelolaan Administrasi Kesekretariatan (Keuangan dan Kearsipan) bertempat di Mami Hotel, Senin (13/03).

Tampak hadir dalam kegiatan tersebut Anggota Bawaslu Kota Solok dan Sekretariat, Ketua, Anggota dan Sekretariat Panwaslu Kecamatan Se-Kota Solok serta Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok Wadirman, S.Pd. MM dan Mita Purnama Irdiyawan, S.St.Ars (Arsiparis Ahli Pratama) sebagai nara sumber.

Divisi Hukum Pengawasan Partisipasi Masyarakat dan Humas Bawaslu Kota Solok Budi Santosa menyampaikan,” Tahapan Pemilu 2024 telah dimulai dan hingga hari ini cukup banyak dokumen-dokumen laporan laporan kegiatan, laporan pengawasan, dan dokumen administrasi lainnya yang dihasilkan oleh Bawaslu Kota Solok dan Panwaslu Kecamatan, serta Panwaslu Kelurahan Se-Kota Solok. Jumlah dokumen yang banyak ini harus kita amankan, baik dalam bentuk kertas atau sof file yang harus kita simpan diruang penyimpanan yang aman,” jelas Budi.

Laporan pengaduan masyarakat tersebut harus tertata dengan baik dan memudahkan ketika dibutuhkan, jika ada laporan yang perlu dibuka ulang sebagai bahan penyelidikan dan pemeriksaan dibidang hukum dan lainnya.

“Melihat kondisi ini, kami berharap Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, untuk memberikan pengarahan, penjelasan, dan petunjuk, bagaimana tata cara mengelola arsip secara baik dan benar, sesuai dengan kebutuhan saat ini,” harap Budi.

Setiap laporan hasil pengawasan yang dilaksanakan oleh seluruh jajaran pengawas pemilu tersebut harus kita arsipkan, baik secara manual berupa catatan, maupun secara digital. Jika ada Laporan yang masuk terhadap dugaan pelanggaran, harus sesuai dengan jenis laporannya, dengan tujuan pada saat diperlukan atau perlu membuka kembali, sebagai bahan dalam pencocokan data dan jenis pelanggaran yang terjadi, Bawaslu dan jajaranya dengan gampang membukanya.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Wadirman, S.Pd. M.Pd mengatakan bahwa, “Arsip merupakan bukti otentik terhadap sebuah kejadian atau sejarah, terutama pada laporan pelanggaran pemilu dan kegiatan Bawaslu Kota Solok,” ujar Kadis.

Kadis menambahkan, “Setiap hari kita pencipta arsip. Seluruh rekam jejak, dokumen, catatan-catatan kecil, foto, video, notulen rapat, daftar hadir, itu merupakan arsip dan itu harus dicatat untuk diarsipkan,” jelas Wadirman.

“Bawaslu Kota Solok, saat turun ke lapangan agar mencatat secara detail dan lengkap agar mudah diarsipkan. Lengkapi dengan foto, video, dan dokumentasi lainya sebagai bukti bahwa kita sudah melengkapi semua bukti otentik yang dibutuhkan,” pungkas Wadirman.

Mita Purnama Irdiyawan selaku Arsiparis Ahli Pertama menjelaskan, “Arsip adalah rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media, seusai dengan perkembangan teknologi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima lembaga negara, Pemda, pendidikan, perusahaan, organisasi, dan perseorangan dalam setiap kejadian dan peristiwa dalam berbangsa dan bernegara,” papar Mita.

“Begitu sangat pentingnya arsip, sehingga bisa dijadikan sebagai alat bukti dalam berbagai perkara, baik perkara hukum, sosial, dan kemasyarakatan. Arsip itu bukan hanya dalam bentuk kertas tapi sudah berkembang secara digital,” tambahnya.

Arsip terbagi dalam dua kategori, yakni dinamis dan statis, dimana arsip dinamis terbagi dua juga yaitu arsip aktif dan arsip in aktif.

“Kami memberikan apresiasi kepada Bawaslu Kota Solok yang sudah sadar arsip sejak dulu. Untuk arsip ini, Bawaslu sudah melahirkan aturan tentang naskah dinas dan klasifikasi laporan pengaduan serta kegiatan,” ujar Mita pada akhir materinya. (si)