DPK Kota Solok Lakukan Pendampingan Pengelolaan Arsip In Aktif Sekretariat DPRD

Solok, (InfoPublikSolok) – Dalam upaya mewujudkan standar baku pengelolaan kearsipan pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebagaimana diamanatkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Solok melakukan pendampingan pengelolaan arsip melalui kegiatan pendataan dan penataan arsip in aktif di Sekretariat DPRD Kota Solok.

Pendampingan ini dilaksanakan oleh tim Pendataan dan penataan arsip in aktif Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kota Solok yang dipimpin langsung oleh Kepala bidang Pengelolaan Kearsipan Ermis, SH dan dibantu 2 orang arsiparis Jefli Indri Jayani dan Mita Purnama, pendampingan dilaksanakan selama lima hari mulai pada tanggal 11 sampai 15 Februari 2019.

Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Ermis, SH mengatakan, pendampingan pengelolaan arsip merupakan pola pembinaan selama ini yang hanya berupa bimtek dan monitoring saja ternyata tidak cukup ampuh untuk mewujudkan standar baku pengelolaan kearsipan OPD, oleh karena itu digagaslah pendampingan langsung pengelolaan arsip di lapangan secara intensif berkelanjutan sampai OPD mampu mengelola arsip secara mandiri sesuai standar baku kearsipan. Standar baku disini mencakup kesesuaian penciptaan arsip berdasarkan tata naskah dinas.

Arsip adalah aset yang sangat berharga, warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Bahkan tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Untuk itu arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.

Sementara, Jefli Indri Jayani, Arsiparis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok mengungkapkan, arsip Sekretariat DPRD yang dilakukan pendataan dan penataan ini adalah arsip dari tahun 1986 sampai dengan arsip tahun 2016, pentaaan arsip in aktif ini dimulai dari pemilahan, pengklasifikasian, pemberkasan dan penyimpanan ke dalam box serta memasang label arsip.

Kasus terbanyak dan menjadi potret pada hampir seluruh instansi pemerintah adalah penumpukan arsip di sembarangan tempat. Dari hari ke hari, bulan ke bulan hingga menjadi tahun, masing-masing unit akan menghasilkan arsip dari seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan. Baik itu kertas kerja, persuratan, laporan, buku, peta, brosur, leaflet dan output kegiatan lainnya, ungkap Jefli

Fakta di lapangan secara umum, terlihat bahwa pengelolaan arsip sering diabaikan, dipandang sebelah mata atau kurang penting diantara aktivitas-aktivitas program kegiatan lainnya, tambah Jefli

“Melalui penataan ini, diharapkan arsip yang ada di OPD bisa tersimpan dengan baik dan tertib, sehingga memudahkan saat dicari kembali,” harap Jefli. (kd)

Related Posts