Jadwal Retensi Arsip Sebagai Pedoman Penyelamatan Arsip OPD

Solok, (InfoPublikSolok) – Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Oleh sebab itu, kita harus menyelamatkan arsip kegiatan OPD sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, bernbangsa dan bernegara serta sebagai acuan pemimpin dalam membuat keputusan.

Demikian disampaikan Sekretaris Daerah yang diwakili oleh Staf Ahli Wali Kota, Safni, SE dalam sambutannya saat membuka acara Bimbingan Teknis Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang digelar oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, bertempat di Aula Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kota Solok, Kamis (20/02/2020) dengan narasumber Hayati Saad, BA Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat.

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, telah mengatur dan mewajibkan setiap lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN/BUMD dan perguruan tinggi negeri untuk mengelola arsipnya dari sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan guna menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah, tambah Safni.

Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok Bapak Wadirman, S. Pd, MM dalam laporannya menyampaikan bahwa kegunaan JRA adalah sebagai alat kontrol untuk mengetahui dan mengidentifikasi kelas, bobot informasi dan nilai guna arsip sejak arsip diciptakan,sebagai pedoman penyusutan arsip dan penyelamatan arsip.

Kegiatan penyusunan jadwal retensi arsip ini bertujuan untuk menyelamatkan pengelolaan Kearsipan agar terciptanya tertib arsip, dan setiap pemerintah daerah harus memiliki JRA hal ini dijelaskan dalam pasal 48 UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa salah satu kewajiban yang harus dilaksanakaan baik oleh pemerintah provinsi maupun pemerintah kabupaten/kota adalah memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), jelas Wadirman.

“Maksud dan tujuan dari Penyusunan Jadwal Retensi Arsip ini yaitu untuk memberikan gambaran dan pemahanan subtansi jadwala retensi arsip sebagai dasar penyusutan arsip dalam mencapai efisien dan efektivitas pengelolaan arsip untuk menunjang manajemen instansi, Mengurangi biaya pengelolaan arsip, Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional dan untuk mewujudkan konsistensi dalam penyusutan arsip,” ujar Hayati Saad, BA

Kegunaan Jadwal Retensi Arsip sebagai alat kontrol untuk mengetahui kelas, bobot informasi dan nilai guna arsip sejak arsip diciptakan, sebagai dasar untuk mengidentifikasi dan menyeleksi arsip vital, penting dan tidak penting, sebagai dasar pemindahan arsip in aktif dari unit pengelola ke unit kearsipan, sebagai dasar untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan sebagai alat bantu penyusutan arsip di OPD, sambungnya.

“Setelah pelaksanaan bimbingan teknis ini, selanjutnya OPD dapat menyusun Jadwal Retensi Arsip sesuai dengan tugas dan fungsi dari masing-masing OPD, sehingga dengan adanya JRA, OPD bisa menghindari arsipnya dari tumpukan kertas yang disimpan di gudang,” jelas Tessa Stela Putri, SE Kepala Seksi Pembinaan lembaga dan Tenaga Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok.

“Setelah Bimtek ini selesai, diharapkan kepada peserta bimbingan teknis penyusunan Jadwal retensi arsip ini  dapat memperhatikan dan serius dalam mengikuti bimbingan teknis ini sehingga tujuan dan harapan bimbingan teknis ini dapat tercapai dengan baik,” pungkasnya. (jij)

Related Posts