Pengelolaan Arsip Berbasis TI, Wujudkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Solok, (InfoPublikSolok) – Dinas Perpustakaaan dan Kearsipan Kota Solok menggelar bimbingan teknis (Bimtek) Pendampingan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) bagi OPD di Lingkungan Pemerintah Kota Solok.

Kegiatan yang dilaksanakan selama dua hari di Aula Mami Hotel Solok tersebut, dibuka oleh Walikota Solok yang diwakili oleh staf ahli bidang kemasyarakatan dan SDM Drs. Bujang Putra, MM, Selasa (14/3).

Dalam sambutannya, Bujang Putra menyatakan bahwa berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat dan perseorangan dalam peaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

“Pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan arsip, dapat membantu OPD dalam menyelamatkan arsip, memudahkan dalam pencarian arsip dan pengelolaan arsip yang cepat, tepat dan efisien. Dengan demikian, pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dapat mendukung program pemerintah dalam mewujudkan sistem pemerintahan berbasis elektronik dan Kota Solok Smart City,” jelas Bujang Putra.

“Semoga ke depannya, pengelolaan kearsipan di daerah kita akan semakin baik dan maju berbasis teknologi informasi, sehingga cita-cita bangsa Indonesia yang didengungkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yakni Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) dapat terwujudkan,” harap Bujang Putra.

Sementara itu, Aplikasi Srikandi sendiri merupakan instrumen pengelolaan arsip dinamis yng berdasarkan pada Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem pemerintah berbasis elektronik (SPBE). Aplikasi Srikandi bertujuan menciptakan kelancaran dalam persuratan dan kearsipan secara elektronik yng efektif dalam penyelengaraan pemerintah. Aplikai Srikandi ini dapat memenuhi kebutuhan pembuatan surat menyurat dan arsip elektroni secara online secara integrasi serta terekam pada pusat data nasional.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok Wadirman, S.Pd, MM menyampaikan kegiatan ini dilaksanakan karena banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh pencipta arsip baik yang ada di tingkat badan, dinas, kantor, kelurahan dan instansi lainnya adalah menggunungnya arsip dari waktu ke waktu.

Hal ini merupakan konsekuensi logis pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang dijabarkan dalam bentuk program dan diuraikan dalam bentuk kegiatan-kegiatan. Oleh karenanya bagi instansi yang memiliki banyak program dan banyak kegiatan maka akan menciptakan arsip yang lebih pula. Tingkat penambahan jumlah arsip yang hampir setiap hari dapat menimbulkan masalah yakni tempat/ruang penyimpanan, sarana/peralatan kearsipan, sumber daya manusia dan biaya pengelola.

“Narasumber bimbingan teknis ini yakni Arsiparis Ahli Pertama Dinas Perpustakaan Kearsipan, Peserta yang hadir sebanyak 40 OPD yang terdiri dari Kasubag umum dan kepegawaian dan admin OPD, materi yang akan diberikan oleh narasumber ialah manajemen arsip elektonik, kebijakan pengembangan dan penerapan aplikasi Srikandi dan Implementasi aplikasi Srikandi,” jelas Wadirman.

“Setelah pemaparan materi oleh narasumber, pada hari kedua peserta langsung mempraktikkan cara mengoperasikan aplikasi Srikandi. Melalui aplikasi Srikandi ini, kearsipan berbasis digital dapat terekam dengan baik sehingga nantinya akan menjadi akuntabilitas dan memori kolektif bngsa dalam sistem pemerintah berbasis elektonik,” ungkap Wadirman.

“Diharapkan setelah dilaksanakannya bimbingan teknis pendampingan aplikasi Srikandi bagi perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Solok, semua Kasubbag umum dan kepegawaiannya dapat mengoperasikan aplikasi Srikandi dengan baik,” tutup Wadirman. (ji)