Solok, InfoPublikSolok - Guna memastikan penyelenggaraan kearsipan di daerah berjalan sesuai peraturan perundang-undangan, pengawasan kearsipan menjadi perhatian penting dan wajib dilaksanakan oleh lembaga kearsipan daerah di tingkat provinsi maupun kabupaten/kota. Terutama, pengawasan kearsipan internal yang dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah. Hasil pengawasan tersebut juga menjadi bagian dari indeks penilaian Reformasi Birokrasi.

Sehubungan dengan hal tersebut, Pemerintah Kota Solok melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Solok melaksanakan Workshop Instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal di lingkungan Pemerintah Kota Solok. Kegiatan ini digelar secara daring dari e-Gov Monitoring Room (EMR) Balaikota Solok, Rabu (15/4).

Workshop ini diikuti oleh kepala subbagian umum dan kepegawaian, arsiparis, serta pengelola arsip dari seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) se-Kota Solok.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Herman, S.H., S.Sos., dalam sambutannya menyampaikan bahwa kearsipan merupakan salah satu pilar penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Salah satu instrumen untuk menilai kualitas pengelolaan arsip tersebut adalah melalui audit kearsipan.

“Audit sistem kearsipan tidak hanya dimaknai sebagai kegiatan penilaian semata, tetapi juga sebagai sarana evaluasi, pembinaan, dan perbaikan berkelanjutan terhadap sistem kearsipan yang telah berjalan. Dalam konteks ini, pelaksanaan self assessment menjadi langkah awal yang sangat strategis, karena memberikan kesempatan bagi setiap perangkat daerah untuk menilai kondisi kearsipannya secara mandiri, objektif, dan terukur,” ujarnya.

Ia menjelaskan, melalui workshop ini diharapkan seluruh peserta memiliki pemahaman yang sama terkait konsep, mekanisme, serta indikator penilaian dalam audit kearsipan, khususnya dalam pengisian formulir self assessment. Formulir tersebut bukan sekadar dokumen administratif, melainkan instrumen penting yang mencerminkan kondisi riil pengelolaan arsip di masing-masing unit kerja.

Lebih lanjut, ia menekankan bahwa pengisian formulir self assessment harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab, kejujuran, serta didukung oleh data dan bukti yang valid. Kesalahan dalam memahami indikator atau ketidaktepatan dalam pengisian dapat berdampak pada hasil penilaian yang kurang akurat, sehingga memengaruhi upaya perbaikan yang seharusnya dilakukan.

Kegiatan ini menghadirkan fasilitator dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Afif Akhda Luqmana, Arsiparis Ahli Muda, yang memberikan materi mengenai tata cara dan sistem pengisian formulir audit kearsipan. Ia menyampaikan bahwa formulir audit tahun ini memiliki perbedaan dibandingkan tahun sebelumnya, di mana setiap progres yang dilakukan oleh OPD, sekecil apa pun, tetap dihargai melalui level penilaian.

Afif juga mengapresiasi Pemerintah Kota Solok yang telah menyelenggarakan kegiatan ini sebagai upaya sosialisasi formulir audit terbaru guna mengantisipasi keraguan dari OPD.

Pada kesempatan tersebut, Kepala DPK Kota Solok juga menyampaikan terima kasih dan penghargaan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atas dukungan dalam pembinaan kearsipan, serta kepada seluruh peserta workshop.