Solok, InfoPublikSolok – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Solok melakukan penilaian arsip pada Sekretariat DPK Kota Solok untuk memastikan arsip yang direncanakan dimusnahkan telah memenuhi persyaratan sesuai ketentuan kearsipan. Kegiatan yang berlangsung selama lima hari, 19–23 Oktober 2026, ini dipimpin langsung oleh Kepala DPK Kota Solok, Herman, S.H., S.Sos.

Penilaian tersebut merupakan bagian dari upaya mewujudkan tata kelola kearsipan yang tertib, efektif, dan akuntabel. Proses ini dilakukan untuk mengidentifikasi arsip yang telah habis masa retensinya sekaligus memastikan apakah arsip tersebut masih memiliki nilai guna administratif, hukum, keuangan, atau kepentingan lainnya bagi organisasi.

Herman menjelaskan bahwa penilaian merupakan tahapan penting sebelum arsip ditetapkan untuk dimusnahkan. Setiap arsip harus diperiksa secara cermat agar dokumen yang masih memiliki nilai guna atau dibutuhkan sebagai bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan tetap terpelihara.

“Penilaian arsip merupakan langkah penting dalam menjaga ketertiban administrasi dan meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan. Kita harus memastikan bahwa setiap arsip yang akan dimusnahkan telah melalui proses penilaian secara teliti, sehingga tidak ada arsip yang masih memiliki nilai guna atau mengandung informasi penting bagi organisasi ikut dimusnahkan,” jelas Herman.

Ia menegaskan, arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna dapat diusulkan untuk dimusnahkan setelah memenuhi persyaratan dan prosedur yang berlaku. Karena itu, pemusnahan tidak boleh dilakukan secara sembarangan, melainkan harus berdasarkan hasil penilaian yang dapat dipertanggungjawabkan.

Sementara itu, Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan DPK Kota Solok, Atmi Yulfera, S.H., menjelaskan bahwa penilaian arsip juga bertujuan mengurangi penumpukan dokumen yang tidak lagi diperlukan, mengoptimalkan ruang penyimpanan, serta memudahkan penemuan kembali arsip yang masih aktif dan memiliki nilai guna.

Menurutnya, penilaian yang dilakukan secara terencana akan mendukung pengelolaan arsip yang lebih tertib dan terorganisasi di lingkungan Sekretariat DPK Kota Solok. Dengan demikian, arsip yang masih diperlukan dapat dikelola secara optimal, sedangkan arsip yang memenuhi persyaratan penyusutan dapat ditangani sesuai ketentuan.

Penyusutan arsip merupakan bagian dari siklus pengelolaan kearsipan yang mencakup pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang memenuhi persyaratan, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam prosesnya, pemusnahan arsip harus mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA), hasil penilaian, serta persetujuan dan kewenangan yang dipersyaratkan. Arsip yang masih dibutuhkan untuk kepentingan hukum, pemeriksaan, atau pertanggungjawaban tidak boleh dimusnahkan sebelum seluruh persyaratan terpenuhi.

Melalui kegiatan ini, DPK Kota Solok berkomitmen meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan melalui penataan, pemeliharaan, penilaian, dan penyusutan arsip secara terencana dan bertanggung jawab. Upaya tersebut diharapkan dapat memperkuat tertib administrasi serta mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik di Kota Solok.