Solok, (Info Publik Solok) - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok adakan Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Internal dan Bimtek Pemberkasan Arsip Elektronik melalui Aplikasi Zoom Metting. Acara ini diikuti oleh seluruh OPD yang ada dilingkungan Pemerintahan Kota Solok secara daring, Kamis (15/5/2025).

Dalam sambutannya saat membuka Sosialisasi Pengawasan Kearsipan Internal dan Pemberkasan Arsip Elektronik Dr. Asrinur, M. Pd Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menyampaikan “Pengawasan Kearsipan Internal adalah aspek penting dalam manajemen organisasi. Kearsipan bukan hanya sekadar penyimpanan dokumen, tetapi merupakan bagian integral dari tata kelola informasi yang efektif dan efisien. Pengawasan kearsipan internal memiliki peran yang sangat vital dalam menjaga integritas, keamanan, dan aksesibilitas informasi. Dengan adanya pengawasan yang baik, kita dapat memastikan bahwa setiap dokumen yang diarsipkan dapat ditemukan dengan mudah dan digunakan secara tepat sesuai kebutuhan. Melalui pengawasan yang sistematis, kita tidak hanya melindungi informasi penting, tetapi juga mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam setiap kegiatan organisasi. Ini akan berkontribusi pada peningkatan kinerja dan kepercayaan publik terhadap institusi kita Pemerintah Kota Solok,” ujar Asrinur.

“Tujuan dari pelaksanaan Sosialisasi pengawasan kearsipan yakni untuk menyamakan persepsi dan memberi pencerahan kepada Kasubag Umum Kepegawaian selaku koordinator tugas kearsipan dan Arsiparis/Pengelola arsip OPD selaku petugas pelaksana kearsipan. Melalui sosialisasi ini peserta akan mendapatkan bimbingan tentang bagaimana cara pengisian formulir pengawasan kearsipan yang sebelumnya telah dibagikan kepada seluruh OPD. Kemudian dari itu ada hal yang berbeda dari teknis pelaksanaan pengawasan kearsipan pada tahun ini. Dimana pada tahun sebelumnya Tim Audit terjun langsung kelapangan untuk melakukan visitasi, namun pada tahun ini OPD diberi kesempatan untuk melaporkan kondisi pelaksanaan kearsipannya melalui formular ASKI UP (Unit Pengolah) dan UK (Unit Kearsipan). Kemudian dari itu, hasil pengisian formulir akan dikalkulasikan dan dilakukan perengkingan, dan bagi 10 OPD dengan nilai pengawasan kearsipan terbaik akan dilakukan visitasi secara langsung oleh Tim Audit kearsipan untuk menentukan OPD terbaik 1, 2 dan 3,” papar Narasumber Febi Amanda, S. IA Fungsional Arsiparis Pertama dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Pada kesempatan ini juga disampaikan pula materi tentang Pemberkasan Arsip Elektronik melalui aplikasi Srikandi oleh Mita Purnama I, SST. Ars Fungsional Ahli Muda dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

“Di era digital saat ini, pengelolaan arsip secara elektronik menjadi suatu keharusan. Aplikasi Srikandi hadir sebagai solusi yang efektif untuk membantu kita dalam mengelola arsip dengan lebih efisien, aman, dan terstruktur. Dengan menggunakan aplikasi ini, kita dapat mengurangi penggunaan kertas, meningkatkan aksesibilitas informasi, serta mempermudah proses pencarian dan pengarsipan dokumen,” ujar Mita pada materinya.