Solok, (Info Publik Solok) - Sehubungan dengan sedang berlangsungnya proses penggabungan beberapa OPD dalam upaya penyederhanaan birokrasi di Kota Solok dan upaya penyelamatan arsip yang bertujuan untuk menjaga nilai guna informasi baik dari sisi administrasi, hukum maupun sejarah sebelum mengalami penggabungan maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok mengelar pembahasan penyelamatan arsip penggabungan perangkat daerah pada Rabu (16/7/2025) yang diadakan di Aula Bappeda Kota Solok.

Kegiatan ini dibuka oleh Asisten Sekretariat Daerah Bidang Administrasi Umum, dimana dalam sambutannya Zulfadrim, SS, M. Sc, M. AP, Ph. D menjelaskan bahwa kegiatan ini memiliki arti penting bagi Pemerintah Daerah Kota Solok, karena menyangkut penyelamatan dan pengamanan arsip yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari perjalanan Perangkat Daerah. Arsip merupakan sumber informasi penting yang harus dijaga dan dilestarikan. Penyelamatan arsip yang baik dapat mendukung terwujudnya akuntabilitas dan transparansi dalam penyelenggaraan pemerintahan.

“Penyelamatan arsip yang tepat waktu dan sistematik dapat mencegah kehilangan informasi penting yang mungkin dibutuhkan dimasa depan. Dengan adanya rapat penyelamatan arsip ini, diharapkan kepada Pimpinan OPD yang terdampak penggabungan sudah mulai melakukan penyelamatan arsip dari sekarang, dengan menyusun daftar arsip yang akan diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam jangka waktu 1 bulan ini. Semoga arsip yang telah tercipta dapat terkelola dengan baik dan terhindar dari kehilangan arsip, sehingga tetap dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat dimasa yang akan datang” sampainya.

Saat memimpin kegiatan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Refendi, S. Pt, M. Si mengungkapkan bahwa tujuan digelarnya rapat pembahasan penyelamatan arsip penggabungan perangkat daerah ini yaitu untuk memastikan arsip-arsip penting dari dinas yang digabung tetap terselamatkan dan terkelola dengan baik. Rapat ini juga dihadiri oleh Pimpinan Perangkat Daerah, Sekretaris dan Kasubag Umpeg yang berdampak penggabungan.

“Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa apabila terjadi penggabungan kelembagaan, maka dokumen atau arsipnya wajib diselamatkan. Terkait dengan hal tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di Kota Solok maka berkewajiban menyelamatkan arsip-arsip milik OPD yang digabung sesuai dengan ketentuan yang berlaku baik ketentuan dari pemerintah pusat maupun ketentuan dari pemerintah daerah. Dan Menurut Perka ANRI No. 46 tahun 2015 tentang Penyelamatan Arsip Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah menyatakan penyelamatan seluruh arsip yang tercipta dari kegiatan perangkat daerah pada saat penetapan penggabungan menjadi tanggungjawab perangkat daerah yang digabung, kecuali terhadap arsip statis wajib diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah,” pungkas Refendi.