Solok, InfoPublikSolok – Arsip yang akan dimusnahkan di lingkungan pemerintah daerah harus terlebih dahulu melalui proses penilaian sesuai ketentuan kearsipan. Untuk memastikan prosedur tersebut berjalan dengan benar, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Solok melakukan pendampingan penilaian arsip di lingkungan Sekretariat DPRD Kota Solok sejak 26 Oktober 2026.

Kegiatan yang berlangsung di Kantor Sekretariat DPRD Kota Solok tersebut merupakan tindak lanjut atas permohonan Sekretariat DPRD kepada DPK Kota Solok. Pendampingan dilakukan sebagai bagian dari tahapan penyusutan arsip guna mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, dan sesuai peraturan perundang-undangan.

Pemusnahan arsip merupakan salah satu tahapan penting dalam pengelolaan kearsipan. Namun, proses tersebut tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Setiap arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan harus terlebih dahulu dinilai dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta mempertimbangkan nilai guna, status hukum, dan persyaratan administratif lainnya.

Penilaian tersebut bertujuan memastikan bahwa arsip yang akan dimusnahkan benar-benar telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna. Dengan demikian, pemusnahan dapat dilaksanakan secara bertanggung jawab tanpa menghilangkan arsip yang masih dibutuhkan untuk kepentingan administratif, hukum, maupun kepentingan lainnya.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Herman, S.H., S.Sos., mengatakan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian penting dalam mendukung tertib administrasi sekaligus meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan di lingkungan pemerintah.

Menurut Herman, arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna perlu dikelola melalui mekanisme pemusnahan sesuai ketentuan. Langkah ini tidak hanya membuat penataan arsip lebih efektif dan efisien, tetapi juga memberikan kepastian hukum serta memperkuat akuntabilitas pengelolaan arsip pemerintah.

Sementara itu, Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan DPK Kota Solok, Atmi Yulfera, S.H., menjelaskan bahwa seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota Solok dapat mengusulkan pemusnahan arsip sepanjang memenuhi persyaratan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Ia menegaskan bahwa proses pemusnahan harus didahului dengan penilaian arsip dan mendapatkan pendampingan dari Arsiparis DPK Kota Solok. OPD yang akan melaksanakan pemusnahan juga diwajibkan menyampaikan surat permohonan kepada DPK sebagai dasar pelaksanaan pendampingan dan penilaian.

Sekretariat DPRD Kota Solok sebelumnya telah melaksanakan pemusnahan arsip pada 2021 terhadap arsip yang berasal dari kurun waktu 1970 hingga 2000. Penilaian arsip pada 2026 ini menjadi bagian dari kesinambungan upaya penataan dan penyusutan arsip agar pengelolaan kearsipan di lingkungan Sekretariat DPRD semakin tertib dan terarah.

Melalui pendampingan ini, DPK Kota Solok terus memperkuat pembinaan kearsipan kepada seluruh OPD. Upaya tersebut diharapkan dapat meningkatkan pemahaman perangkat daerah mengenai pentingnya pengelolaan arsip secara profesional, tertib, dan sesuai regulasi.

Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya menyangkut penyimpanan dokumen, tetapi juga mencakup proses penyusutan yang terencana dan dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini menjadi bagian penting dalam mendukung penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang efektif, transparan, dan akuntabel.