Solok (InfoPublikSolok) — Badan Penelitian dan Pengembangan (Balitbang) Kota Solok tengah melakukan serangkaian persiapan untuk menghadapi kegiatan Audit Internal Kearsipan 2025. Kegiatan ini dilaksanakan pada Senin (26/5) di kantor Balitbang yang berlokasi Kelurahan Laing.

Audit atau pengawasan kearsipan merupakan proses evaluasi untuk menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan pelaksanaan pengelolaan arsip di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Audit ini bertujuan mengidentifikasi celah, kekurangan, atau potensi penyimpangan dalam pengelolaan arsip, baik dari segi prosedur, sumber daya manusia, sarana prasarana, maupun sistem kearsipan itu sendiri.

Untuk mendukung kelancaran audit, Balitbang Kota Solok telah mempersiapkan sejumlah aspek penting, mulai dari arsip fisik dan digital, dokumen pendukung, kebijakan dan prosedur kearsipan, hingga kesiapan sumber daya manusia pengelola arsip.

Selain itu, infrastruktur pendukung seperti ruang arsip yang tertata, bersih, dan mudah diakses, lemari dan box arsip, serta perlengkapan digital seperti komputer, akses ke sistem arsip elektronik, kamera atau pemindai (scanner), hingga formulir dan ceklis audit, juga menjadi bagian dari persiapan yang dilakukan.

Kepala Subbagian Umum Balitbang Kota Solok, Nina Gustiana, mengungkapkan bahwa timnya telah bekerja secara maksimal dalam mempersiapkan seluruh berkas dan dokumen yang diperlukan untuk mendukung kelancaran audit.

“Beberapa hari ini kami fokus mempersiapkan seluruh berkas yang dibutuhkan untuk audit arsip. Nantinya, dokumen tersebut akan dikumpulkan dan dicocokkan terlebih dahulu dengan daftar kelengkapan dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Solok. Kita sudah berusaha dengan maksimal, mudah-mudahan hasilnya sesuai harapan,” ujarnya.

Audit kearsipan merupakan agenda tahunan yang rutin dilakukan oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Solok. Tujuan utamanya adalah membantu setiap OPD mengevaluasi dan memperbaiki sistem pengelolaan arsip yang ada, termasuk memperkuat kepatuhan terhadap prosedur, melengkapi dokumentasi, serta meningkatkan aksesibilitas arsip.

Berbeda dari tahun sebelumnya, tim audit dari Dinas Arsip dan Perpustakaan turun langsung ke masing-masing OPD, tahun ini metode audit dilakukan dengan cara OPD mengantarkan berkas arsip ke kantor Dinas Arsip dan Perpustakaan untuk diperiksa langsung oleh tim auditor.

Melalui audit ini, diharapkan Balitbang Kota Solok dapat terus meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan agar semakin tertib, efisien, dan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.