Solok, InfoPublikSolok – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Solok memusnahkan arsip Kantor Lurah IX Korong yang mengalami kerusakan berat akibat banjir setelah melalui tahapan penyelamatan, identifikasi, dan penilaian. Langkah ini dilakukan untuk memastikan penanganan arsip pascabencana berlangsung sesuai ketentuan serta menjaga tertib administrasi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.

Pemusnahan berlangsung di Gedung E, Kompleks Balai Kota Solok, Jumat (23/10/2026), dengan melibatkan unsur pengelola kearsipan, pencipta arsip, pengawasan internal, dan bagian hukum.

Kepala DPK Kota Solok, Herman, S.H., S.Sos., saat membuka kegiatan menegaskan bahwa penyelamatan arsip merupakan bagian penting dalam menjaga keberlangsungan administrasi pemerintahan dan pelayanan publik. Arsip tidak hanya berupa dokumen yang disimpan, tetapi juga menjadi sumber informasi, bukti pertanggungjawaban, serta bahan pendukung pengambilan keputusan.

Ia menjelaskan, arsip Kantor Lurah IX Korong yang dimusnahkan telah melalui pemeriksaan dan penilaian kondisi. Sejumlah dokumen mengalami kerusakan berat akibat terendam air dan bercampur lumpur sehingga informasinya tidak lagi dapat dibaca dan kondisi fisiknya tidak memungkinkan untuk dipulihkan.

“Penyelamatan arsip terdampak bencana merupakan tanggung jawab penting dalam menjaga keberlangsungan administrasi pemerintahan. Namun, ketika arsip mengalami kerusakan berat, tidak dapat dibaca, dan tidak memungkinkan untuk diperbaiki kembali, diperlukan penanganan lebih lanjut melalui proses penilaian dan pemusnahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku,” tegas Herman.

Herman menekankan bahwa pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Setiap keputusan harus didasarkan pada hasil penilaian yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan serta mengacu pada peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.

Sebelum pelaksanaan, DPK Kota Solok telah berkoordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat serta Kantor Lurah IX Korong selaku pencipta arsip. Koordinasi ini dilakukan untuk memastikan kondisi dan tingkat kerusakan dokumen sekaligus menentukan langkah penanganan yang tepat terhadap arsip yang tidak dapat diselamatkan.

Ketua Pelaksana kegiatan yang juga Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan DPK Kota Solok, Atmi Yulfera, S.H., menjelaskan bahwa penanganan arsip terdampak bencana tidak hanya berfokus pada penyelamatan dokumen yang masih dapat dipulihkan. Proses tersebut juga mencakup identifikasi, pemeriksaan kondisi fisik, penilaian tingkat kerusakan, dan penentuan tindak lanjut terhadap arsip yang dinyatakan rusak berat.

Menurut Atmi, setiap tahapan harus dilaksanakan secara tertib, terukur, dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, pemusnahan memiliki dasar yang jelas serta tidak menimbulkan persoalan dalam pengelolaan dan pertanggungjawaban arsip pada kemudian hari.

Kegiatan tersebut turut dihadiri para arsiparis DPK Kota Solok, Sekretaris Lurah IX Korong Linda Sofia bersama dua pengelola arsip, serta saksi dari Inspektorat Kota Solok dan Bagian Hukum dan HAM Sekretariat Daerah Kota Solok. Keterlibatan berbagai unsur ini mendukung transparansi dan pengawasan agar pelaksanaan pemusnahan berjalan sesuai ketentuan.

Selain menjadi bagian dari penanganan arsip pascabencana, kegiatan ini juga menjadi pengingat bagi seluruh perangkat daerah akan pentingnya perlindungan arsip dari risiko bencana. Banjir berpotensi merusak bahkan menghilangkan informasi penting yang dibutuhkan untuk mendukung administrasi pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat.

Karena itu, DPK Kota Solok mendorong perangkat daerah dan unit kerja untuk memperkuat tata kelola kearsipan, meningkatkan perlindungan dokumen penting, serta menerapkan langkah pencegahan dan mitigasi risiko bencana.

Melalui upaya tersebut, ketersediaan arsip yang memiliki nilai guna bagi pemerintah dan masyarakat diharapkan tetap terjaga. Pengelolaan kearsipan pun tidak hanya berorientasi pada penyimpanan dokumen, tetapi juga mencakup perlindungan, penyelamatan, dan penanganan arsip secara tepat, termasuk ketika terjadi bencana.