Solok, InfoPublikSolok - Pemerintah Kota Solok melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Solok bergerak cepat melakukan penyelamatan arsip penting milik Kelurahan IX Korong yang terdampak banjir beberapa waktu lalu. Langkah tanggap darurat tersebut dilakukan bersama Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, Rabu (13/5).

Penyelamatan arsip dilakukan menyusul bencana hidrometeorologi akibat tingginya curah hujan yang menyebabkan meluapnya aliran Batang Lembang dan Batang Gawan. Banjir mengakibatkan kerusakan pada sejumlah fasilitas pelayanan publik, termasuk kantor pemerintahan dan dokumen administrasi kearsipan.

Kantor Lurah IX Korong menjadi salah satu lokasi yang mengalami dampak cukup parah. Arsip administrasi ditemukan dalam kondisi basah, berlumpur, bahkan saling menempel akibat terendam air dan endapan lumpur.

Menindaklanjuti arahan Wali Kota Solok terkait percepatan pemulihan fasilitas publik pascabencana, Bidang Pengelolaan Kearsipan DPK Kota Solok segera melakukan evakuasi dokumen terdampak ke halaman belakang kantor dinas untuk proses penanganan awal.

Kegiatan tersebut turut didampingi Tim Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat yang dipimpin Tedi Irawan.

Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Asrinur, menyampaikan bahwa penyelamatan arsip merupakan bagian penting dari perlindungan dokumen negara yang memiliki nilai administrasi dan historis.

“Sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, negara wajib melakukan pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana alam. Saat ini arsip yang berhasil dievakuasi memasuki tahap identifikasi dan recovery,” ujarnya.

Ia menjelaskan, sebagian besar dokumen berada dalam kondisi rentan rusak sehingga membutuhkan penanganan khusus agar informasi yang tersimpan tetap dapat dipertahankan.

Dalam kegiatan tersebut, tim provinsi juga memberikan sosialisasi dan praktik langsung metode preservasi arsip menggunakan teknik enkapsulasi. Metode ini dilakukan dengan menempatkan dokumen di antara dua lapisan plastik transparan khusus, kemudian direkatkan pada bagian tepinya tanpa menyentuh dokumen asli.

Teknik tersebut dipilih karena memenuhi prinsip preservasi reversibel, yakni dokumen tetap dapat dikeluarkan kembali tanpa merusak struktur kertas.

Menurut Tedi Irawan, metode enkapsulasi efektif untuk melindungi dokumen dari kelembapan, jamur, dan kerusakan lanjutan pascabencana.

Melalui langkah ini, Pemerintah Kota Solok berharap arsip penting yang terdampak banjir tetap dapat terselamatkan, sehingga fungsi administrasi pemerintahan dan nilai informasi yang terkandung di dalamnya dapat terus terjaga.