Solok, (Info Publik Solok) - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok melalui Bidang Pembinaan dan Pengelolaan Teknologi Informasi menyelenggarakan pertemuan dan rapat dalam rangka persiapan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 dengan Tim Audit Kearsipan.

Adapun anggota Tim Audit terdiri dari Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan serta fungsional PPUPD Inspektorat Kota Solok. Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka menyamakan persepsi dan sinkronisasi pelaksanaan proses pengawasan kearsipan internal yang akan dilaksanakan pada tahun 2025 ini. Rapat Audit Pengawasan Kearsipan Internal dilaksanakan pada Aula Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Selasa (22/04).

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Refendi, S. Pt, M. Si dalam sambutannya menyampaikan Rapat Persiapan Pengawasan Kearsipan Internal ini dilakukan guna mempersiapkan semua unsur pendukung pelaksanaan kegiatan pengawasan kearsipan yang akan dilaksanakan pada bulan Mei mendatang, dengan terlaksananya kegiatan ini diharapkan Tim audit kearsipan internal Kota Solok dapat melaksanakan tugas pengawasan dengan baik sesuai dengan juknis pengawasan kearsipan, dan juga diharapkan kepada OPD telah melaksanakan pengelolaan arsip yang sesuai dengan tata kearsipan sehingga nilai pengawasan kearsipan internal Kota Solok lebih baik dari tahun sebelumnya.

“Pelaksanaan pengawasan kearsipan merupakan upaya menilai ketaatan dan kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri atau Pedoman Menteri tentang Empat Pilar Kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip dan Jadwal Retensi Arsip. Tujuan dari pelaksanaan audit kearsipan internal adalah untuk melihat sejauh mana satuan kerja melaksanakan penyelenggaraan kearsipan. Sehingga terciptanya tertib arsip dalam rangka transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintah, serta penyelamatan arsip sebagai memori kolektif bangsa di lingkungan Pemerintah Kota Solok,” tambah Refendi.

Kemudian Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Dr. Asrinur, M. Pd juga menyampaikan bahwa pengawasan kearsipan internal ini akan memberikan potret, kontribusi dan mewujudkan pondasi penyelenggaraan kearsipan yakni mulai dari penetapan kebijakan dan implementasi di setiap instansi yang ada di Pemerintahan Kota Solok.

“Tahun 2025 ini Tim Audit kearsipan Kota Solok akan dibantu oleh fungsional PPUPD Inspektorat Kota Solok yakni Tanto Disdik Arisandi dan Ayu Eka Putri. Adapun dalam pelaksanaannya teknis audit kearsipan tahun 2025 dilakukan dengan cara yang berbeda. Setiap OPD akan melakukan verifikasi instrument audit kearsipan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok sesuai dengan jadwal yang telah disampaikan, kemudian Tim Audit melakukan verifikasi dan identifikasi data serta bukti fisik dari intrumen audit. Berdasarkan hasil verifikasi tersebut Tim audit akan menentukan 10 OPD dengan nilai pengawasan kearsipan terbaik untuk dilakukan visitasi dan menetapkan 3 OPD dengan nilai pengawasan kearsipan terbaik untuk diberikan penghargaan,” papar Desriyanti, S.E, M.E, Kepala Bidang Pembinaan dan Pengelolaan Teknologi Informasi.

Pengawasan kearsipan merupakan prorgram kegiatan yang wajib dilaksanakan oleh seluruh lembaga kearsipan daerah Kabupaten/ Kota dalam rangka mendukung nilai pengawasan kearsipan daerah di tingkat Nasional. Dengan dilaksanaknnya kegiatan audit kearsipan internal ini diharapkan dapat menumbuhkan rasa sadar dan perilaku tertib dalam penyelenggaraan arsip di seluruh lembaga pemerintahan khususnya di lingkungan pemerintah kota solok dan hasil audit kearsipan tahun ini lebih baik dari tahun yang lalu.